KONSEP
DASAR SISTEM INFORMASI
2.1 DENISI DATA & INFORMASI
A. Pengertian Data & Informasi
Data
ialah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan
suatu pengolahan. Data bisa berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf,
angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan
sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.
Dalam
kehidupan banyak sekali hal-hal yang terjadi, keanekaragaman kejadian dari
kehidupan setiap orang berbeda-beda sehingga cara pandang setiap orang terhadap
kejadian tersebut pun berbeda-beda (sesuai dengan apa yang menjadi prinsip dan
standar atau tolak ukurnya).
Di
dalam dunia IT (Information Technology) pun sama, kesimpulan terhadap
sesuatu yang dianalisa mungkin berbeda tetapi hal itu dapat diminimalisir dan
dihilangkan selama apa yang menjadi pedomannya pun sama.
Dalam
dunia IT dan kebutuhan yang disesuaikan, ternyata banyak sekali kejadian yang
jika kita pandang untuk kemajuan teknologi dan komunikasi dapat dibuat prosedur
dan aturan yang sama sehingga informasi yang dibutuhkan dari suatu kasus akan
sama. Biasanya dalam dunia IT yang menjadi permasalahan adalah kasus-kasus yang
sering terjadi dan untuk penyelesaiannya masih dengan prosedur yang manual.
Beberapa contoh kasus yang terjadi dibeberapa tempat, seperti pengelolaan data
administrasi, pengelokaan data perpustakaan (sudah banyak yang tidak manual),
dan lain-lain. Untuk mengatasi beberapa contoh kasus diatas diperlukan
data dan informasi yang dibutuhkan.
Jenis
Data Menurut Cara Memperolehnya :
- Data Primer adalah secara langsung diambil dari objek / obyek penelitian oleh peneliti perorangan maupun organisasi. Contoh : Mewawancarai langsung penonton bioskop 21 untuk meneliti preferensi konsumen bioskop.
- Data Sekunder adalah data yang tidak secara langsung dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh orang lain dengan berbagai cara atau metode baik secara komersial maupun non komersial. Contoh : pada peneliti yang menggunakan data statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah.
Macam-Macam
Data Berdasarkan Sumber Data :
- Data Internal adalah data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Contoh : data keuangan, data pegawai, data produksi.
- Data Eksternal adalah data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi. Contoh : data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.
Klasifikasi Data Berdasarkan Jenis
Datanya :
- Data Kuantitatif adalah data yang dipaparkan dalam bentuk angka-angka. Misalnya adalah jumlah pembeli saat hari raya idul adha, tinggi badan siswa kelas 3 ips 1, dan lain-lain.
- Data Kualitatif adalah data yang disajikan dalam bentuk kata-kata yang mengandung makna. Contohnya seperti persepsi konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan, anggapan para ahli terhadap psikopat dan lain-lain.
Pembagian Jenis Data Berdasarkan
Sifat Data :
- Data Diskrit adalah data yang nilainya adalah bilangan asli. Contoh : adalah berat badan ibu-ibu pkk Perumahan Riung Bandung, nilai dolar dari waktu ke waktu, dll.
- Data Kontinyu adalah data yang nilainya ada pada suatu interval tertentu atau berada pada nilai yang satu ke nilai yang lainnya. Contoh : penggunaan kata sekitar, kurang lebih, kira-kira, dan sebagainya. Dinas pertanian daerah pengimpor bahan baku makanan.
Jenis-jenis Data Menurut Waktu
Pengumpulannya :
- Data Cross Section adalah data yang menunjukkan titik waktu tertentu. Contoh : laporan keuangan per 31 desember 2006, data pelanggan PT. angin ribut bulan mei 2004, dan lain sebagainya.
- Data Time Series / Berkala Data berkala adalah data yang datanya menggambarkan sesuatu dari waktu ke waktu atau periode secara historis. Contoh : data time series adalah data perkembangan nilai tukar dollar amerika terhadap euro eropa dari tahun 2004 sampai 2006, jumlah pengikut jamaah nurdin m. top dan doktor azahari dari bulan ke bulan, dll. Fakta (bahasa Latin: factus) ialah segala sesuatu yang tertangkap oleh indra manusia.
B. Pengertian Informasi
Informasi
adalah sejumlah data yang telah diolah melalui pengolahan data dalam rangka
menguji tingkat kebenarannya dan ketercapaiannya sesuai kebutuhan. Sedangkan
data merupakan bahan mentahnya.
Beberapa
definisi tentang informasi dari sumber yang berbeda-beda:
a.
Menurut Gordon B. Davis dalam
bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations,
Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah
diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai
yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.
b.
Menurut Barry E. Cushing
dalam buku Accounting Information System and Business Organization,
dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan
data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.
c.
Menurut Robert N. Anthony dan John
Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi
sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.
d.
Menurut Stephen A. Moscove dan Mark
G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and
Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk
yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.
Tiga
hal penting yang harus diperhatikan dari informasi, yaitu:
1. Informasi
merupakan hasil pengolahan data
2. Memberikan makna
3. Bermanfaat
Ciri-ciri
informasi yang berkualitas menurut Mc. Leod (1997) yaitu:
a.
Akurat, artinya informasi mencerminkan keadaan sebenarnya.
b.
Tepat waktu, artinya informasi harus ada saat diperlukan.
c.
Relevan, informasi yang diberikan harus sesuai yang dibutuhkan.
d.
Lengkap, artinya informasi harus utuh, tidak setengah-setengah.
Berikut
ini beberapa ciri informasi yang baik:
a.
Aktual, yaitu informasi terkini yang sedang hangat dibicarakan.
b.
Faktual, yaitu informasi yang didukung dengan fakta sehingga terjamin
kebenarannya.
c.
Bahasa yang di pakai/digunakan singkat, padat dan jelas.
d. Menarik
, yaitu informasi yang memiliki daya tarik atau daya pikat.
Jenis-jenis
informasi meliputi:
1. Absolute Information, merupakan “pohonnya”
informasi yaitu jenis informasi yang disajikan dengan suatu jaminan dan tidak
membutuhkan penjelasan lebih lanjut.
2. Substitusional
Information, jenis informasi yang merujuk pada kasus dimana konsep
informasi digunakan untuk sejumlah informasi. Dalam pengertian ini informasi
kadang kala diganti dengan istilah komunikasi.
3. Philosophic information, jenis
informasi yang berkaitan dengan konsep-konsep yang menghubungkan informasi pada
pengetahuan dan kebijakan.
4. Subjective
information, jenis informasi yang berkaitandengan perasaan dan informasi
manusia. Kehadiran infomasi ini bergantung pada orang yang menyajikannya.
5. Objective information,
jenis informasi yang merujuk pada karakter logis informasi informasi tertentu.
6. Cultural information,
informasi yang memberikan tekanan pada dimensi cultural.
Fungsi Sistem Informasi
Beberapa kegunaan atau fungsi sistem
informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data
yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa
mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam
memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan
proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi
kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5.
Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi
ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki
produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk
mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan
sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
9. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk
mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan
jenis barang yang tersedia.
10. Sistem Informasi Manajemen untuk Pendukung
Pengambilan Keputusan.
Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil,
dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa
keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam
sistem ini pengambil keputusan dianggap mengetahui semua perangkat alternatif
dan semua akibat atau hasilnya masing-masing.
11.
Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Kegiatan Manajemen.
12. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional.
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan
prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian
besar keputusan bisa diprogramkan.
13. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen.
Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur
pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru
untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya.
14. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis.
Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu
organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan
strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa
diadakan.
15. Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi
Organisasi. Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi
subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi.
Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua
proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut
database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap
subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat
aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen,
dan perencanaan strategis
Menurut (Jogiyanto) data yang diolah melalui suatu model
menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu
keputusan dan melakukan suatu tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan
yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap
sebagai input, diproses kembali lewat suatu model hingga kembali menghasilkan
suatu informasi dan terus menerus akan berulang hingga membentuk siklus
informasi (information circle) atau disebut juga siklus pengolahan data. Siklus
informasi dapat digambarkan sebagai berikut :
C. MUTU INFORMASI
1. Kualitas
Informasi
Kualitas informasi sangat
dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, yaitu akurasi (accuracy),
relevansi (relevancy), dan tepat waktu (timeliness). (Agus Mulyanto, 2009 :
247).
a) Akurasi (accuracy)
Sebuah informasi harus akurat
karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak
terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi
dikatakan akurat apabila informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas
dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
Ketidakakuratan sebuah informasi
dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau
kesengajaan sehingga merusak atau mengubah data-data asli tersebut.
Beberapa hal yang dapat berpengaruh
terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah:
1) Informasi
yang akurat harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang
dihasilkan sebagian tentunya akan memengaruhi dalam pengambilan keputusan atau
menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap
kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
2) Informasi
yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan
yang ada dalam proses tersebut.
3) Informasi
harus aman dari segala gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak akurasi informasi tersebut dengan tujuan
utama.
b) Tepat Waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan dari
suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang).
Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi
merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Kesalahan dalam mengambil
keputusan akan berakibat fatal bagi perusahaan. Mahalnya informasi disebabkan
harus cepat dan tepat informasi tersebut didapat. Hal itu disebabkan oleh
kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut
memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Dengan demikian diperlukan
teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan
informasi tersebut.
c) Relevansi
(relevancy)
Informasi dikatakan berkualitas
jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus
bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu
dengan lainnya berbeda. Misalnya, informasi mengenai kerusakan infrastruktur
laboratorium komputer ditujukan kepada rektor universitas. Tetapi akan lebih
relevan apabila ditujukan kepada penanggung jawab laboratorium.
2. Nilai Informasi
Parameter untuk mengukur nilai
sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu
manfaat (benefit) dan biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi yang
biaya untuk mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi
pula.
Menurut Sutarman (2012:14), Nilai dari informasi
ditentukan oleh lima hal yaitu :
1) Untuk memperoleh pemahaman dan manfaat.
2) Untuk mendapatkan pengalaman.
3) Pembelajaran yang
terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau proses
bisnis tertentu.
4) Untuk
mengekstrak inplikasi kritis dan merfleksikan pengalaman masa lampau yang
menyedikan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini
bisa menghindari seorang menajer darimembuat kesalahan yang sama yang dilakukan
oleh manajer lain sebelumnya.
5) Suatu
informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan
biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir
keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai
efektivitasnya.
Menurut Gordon B. Davis nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas.
Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut :
1) Kemudahan dalam memperoleh
Informasi memiliki nilai yang lebih
sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan
sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.
2) Sifat luas dan
kelengkapannya
Informasi mempunyai nilai yang
lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap.
Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat
digunakan secara baik.
3) Ketelitian (accuracy)
Informasi mempunyai nilai yang
lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi
menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan
pengambilan keputusan.
4) Kecocokan dengan pengguna
(relevance)
Informasi mempunyai nilai yang
lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga
dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan
penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.
5) Ketepatan waktu
Informasi mempunyai nilai yang lebih
sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi
berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang,
karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.
6) Kejelasan (clarity)
Informasi yang jelas akan meningkatkan
kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi
dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.
7) Fleksibilitas/ keluwesannya
Nilai informasi semakin sempurna
apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh
para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan.
8) Dapat dibuktikan
Nilai informasi semakin sempurna
apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi
bergantung pada validitas data sumber yang diolah.
9) Tidak ada prasangka
Nilai informasi semakin sempurna
apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya
kesalahan informasi.
10) Dapat diukur
Informasi untuk pengambilan
keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.
0 komentar:
Posting Komentar